Kommunikationspolitik

Rødovre Kommunes kommunikationspolitik henvender sig direkte til dig som medarbejder. Kommunikationspolitikkens formål er at beskrive, hvordan vi kan møde hinanden og brugerne af vores ydelser, med åbenhed, dialog og professionalisme.

Med fælles retningslinjer for vores kommunikation sikrer vi, at Rødovre Kommune fremstår som en helhed – én virksomhed - overfor vores omverden, og at vi kan give en klar og ensartet service overfor alle kommunens borgere, virksomheder og medarbejdere. Kommunikationspolitikken bygger på en række overordnede værdier, der er suppleret af en række værktøjer, som du kan tage fat i, når du skal løse en konkret kommunikationsopgave. Ambitionen er, at kommunikationspolitikken bliver solidt forankret i Rødovre Kommune, at den får liv, og at den bliver et brugbart redskab i det daglige arbejde.

Værdibaseret kommunikation

Kommunikationspolitikkens værktøjer er nøje udvalgt på baggrund af fem værdier, som vi mener, udgør kernen i god kommunikation.

Kommunikationspolitikken vil løbende blive justeret i takt med Rødovre Kommunes udvikling.

God arbejdslyst!

Vi arbejder professionelt med kommunikation til alle målgrupper – såvel interne som eksterne. At arbejde professionelt betyder i denne sammenhæng, at vi vil kommunikere med stor faglig dygtighed, og hvor det at være en god medarbejder også betyder, at vi kan kommunikere godt med brugerne. Vi vil gøre op med forestillingen om kommunal kommunikation som støvet og uforståelig og med tanke på, at alle i dag aktivt kan søge og finde information på internettet, vil vi lægge vægt på nødvendigheden af, at information skal være opdateret og forståelig.

Lovgivningen

Professionalisme i arbejdet betyder blandt andet, at vi til enhver tid skal kende, respektere og arbejde efter de retningslinjer, som Datatilsynet har sat for brug af følsomme og fortrolige oplysninger og for brug af fotos i digitale medier, for eksempel internettet.

Professionalisme betyder også, at vi, som Forvaltningsloven siger, skal kunne dokumentere alle offentlige beslutninger blandt andet gennem relevante sagsakter.

Udgangspunkt i målgruppen

Vi arbejder professionelt i kontakten med borgere, foreninger, organisationer, virksomheder m.fl., der alle har krav på at opleve god service og positiv og professionel betjening, når de er i kontakt med os. Uanset om det drejer sig om personlig, telefonisk eller skriftlig dialog, skal kommunikationen fra vores side altid tage udgangspunkt i modtagernes forskellige forudsætninger og tilpasses for eksempel alder, social baggrund, handikap eller etnisk tilhørsforhold. Professionalisme i vores arbejde indebærer også, at brugerne oplever helt klare svarfrister på deres personlige, skriftlige eller telefoniske henvendelser.

Når vi kommunikerer, skal målgruppen være i fokus. Budskaberne skal være klare, entydige og i øjenhøjde med målgruppen. Dårlig sprogbrug og stavefejl kan betyde, at budskabet ikke rammer målgruppen eller bliver misforstået.

Vi er åbne og tilgængelige, når vi kommunikerer med hinanden og med omverdenen. Åbenhed betyder blandt andet, at relevant og opdateret information skal være tilgængelig på en nem og overskuelig måde. Vi skal sikre, at man kan finde oplysninger om de beslutninger og aktiviteter, man har interesse i. Åbenhed betyder også, at brugerne altid kan forvente at få en imødekommende behandling, når de henvender sig til Rødovre Kommune.

Vi er åbne, troværdige og tilgængelige i vores kommunikation med pressen. Vi ser information, kommunikation, debat og en kritisk presse som en meget vigtig del af vores demokrati. Samtidig kan god og professionel pressekontakt betyde forskellen mellem god og dårlig omtale i medierne.

Som offentlig ansat er du omfattet af grundlovens bestemmelser om ytringsfrihed – ligesom alle andre borgere. Det betyder, at du på egne vegne kan deltage i den offentlige debat og fremsætte personlige meninger og synspunkter.

Som medarbejder har du ret – men ikke pligt - til at udtale dig om faktiske forhold inden for dit faglige område. Læs mere i ”Pressekontakt” inden du udtaler dig. Når du har udtalt dig, skal du orientere din forvaltningsdirektør.
Bliver du som medarbejder spurgt om politiske sager eller ikke-vedtagne politiske forhold, skal du henvise til borgmester eller kommunaldirektør.

Hvis du er i tvivl om en pressesag, så kontakt din nærmeste leder.

Endelig har vi en positiv holdning til at stille kommunens bygninger og arealer til rådighed for events, foto- eller filmoptagelser, men altid under hensyn til det daglige arbejde og lovgivningens rammer.

Vi skal hjælpe og informere borgerne og virksomheder om retten til aktindsigt i de dokumenter og oplysninger, som indgår i den kommunale forvaltning. Retten til aktindsigt gælder hele den offentlige forvaltning og omfatter med enkelte undtagelser alle sagsakter som breve, kort, fotos, registre, bånd og elektronisk post.

Det lokale demokrati

Vi skal sørge for, at kommunens borgere og virksomheder har information og viden til at kunne deltage i det lokale demokrati. Vi skal informere om Kommunalbestyrelsens prioriteringer, og det skal være klart og gennemskueligt hvor og hvordan, man kan få indflydelse på beslutningerne. Borgere og virksomheder skal vide, at der er offentlige høringer om kommune- og lokalplaner. De skal vide, hvordan de kan få indflydelse gennem udvalg, brugerbestyrelser, interesseorganisationer eller ved at henvende sig personligt til beslutningstagerne i kommunen. Relevante kontaktoplysninger skal være åbent tilgængelige på kommunens hjemmeside, i ugeannoncer og andre relevante steder.

Kontakt med brugerne

God kommunikation handler i høj grad om holdninger hos de af os, der møder brugerne. Frontmedarbejderen i bred forstand har den første kontakt med brugerne og skal fungere som ”vejviser” og gerne problemløser i organisationen. Det er i mødet med medarbejderne i Borgerservice, på biblioteket, i institutionerne, på vejene, på plejehjemmene eller når hjemmeplejen er på besøg, at brugerne oplever og vurderer vores service. Generelt er vi kommunens ansigt udadtil – vi er ambassadører for vores arbejdsplads.

Vi værner om vores troværdighed i kommunikationen med hinanden og med omverdenen. Troværdighed er afgørende for omverdenens tillid til os. Der skal være sammenhæng mellem det vi siger og det, vi gør – og vi skal give borgerne tryghed og sikkerhed for en kompetent behandling.

Troværdighed handler blandt andet andet om måden, vi taler og skriver med kommunens borgere og virksomheder på.

Det er vigtigt, at vi præsenterer vores budskaber på en klar, tydelig og overskuelig måde. Ved at mindske fejl og misforståelser i vores kommunikation, øger vi vores troværdighed. Vi er også troværdige, når vi på en og samme tid yder god service og er myndighed. Det gør vi for eksempel, når vi på et sagligt grundlag og på en professionel måde giver et tilsagn eller et afslag på en ansøgning.

Vi har dialog i ’øjenhøjde’ både internt og eksternt. Det betyder, at vi lytter, anerkender andres synspunkter og viser respekt for dem.

Dialog eksternt

Borgere og virksomheder må ikke være i tvivl om, hvor de skal henvende sig, hvis de vil i dialog med Rødovre Kommune. Derfor skal vi sørge for at informere om, hvordan man kan få indflydelse på en sag, rejse en sag, skabe debat omkring en aktuel sag eller klage over en kommunal sag eller beslutning.
I al kommunikation fra Rødovre Kommune, skal vi indarbejde en mulighed for feedback. I sin mest enkle form kan det være et telefonnummer og en opfordring til at ringe, men det kan også være en mulighed for at give sin mening til kende via brugerundersøgelser på hjemmesiden.

Dialog internt

Dialog stiller krav til både ledere og medarbejdere. Alle har et ansvar for at kommunikere relevant information ud, for eksempel statusser, tidsplaner og beslutninger, og et ansvar for at holde sig ajour, hvad enten det handler om information, der findes på en opslagstavle, på intranettet eller i Den Røde Tråd.

Vi er åbne overfor tiltag, der kan fremme den konstruktive dialog som for eksempel erfaringsgrupper blandt medarbejdere, blogs på vores intranet og hjemmeside eller fyraftensmøder.

Vi har mulighed for at udveksle viden og drøfte arbejdspladsens mål og udvikling.

Vi kommunikerer som en organisatorisk helhed, uanset om der er tale om intern eller ekstern kommunikation. Det betyder, at det altid skal fremgå tydeligt, at Rødovre Kommune er den primære afsender, også selvom den umiddelbare afsender er en sagsbehandler, en afdeling, en institution eller en forvaltning.

Ved at tænke kommunikation ind fra starten i alle projekter og opgaver, kan vi opnå helhed i planlægningen og udførelsen af vores kommunikationsaktiviteter.

Kommunikation skal være en naturlig del af enhver beslutning og aktivitet, og kommunikationsplanlægning bør indgå i alle projekter.

Helhed betyder også, at vi tilstræber sammenhæng i opgaveløsningen på tværs i kommunen.

Helhed betyder også, at vi gennem kommunikationspolitikken og de tilhørende værktøjer skal styrke Rødovre Kommunes synlighed som en moderne og effektiv virksomhed med et højt serviceniveau og som et selvstændigt og velfungerende bysamfund med markante profiler på mange områder.

Rødovre Kommune består af mange og meget forskellige institutioner og afdelinger, der ligger spredt i hele kommunen. Med afsæt i kommunikationspolitikken er målet, at kommunen kommer til at fremstå som en helhed, både indadtil og udadtil.

Kommunens profiler har stor betydning for, hvordan vi som medarbejdere oplever vores arbejdsplads, hvordan borgere og virksomheder oplever deres kommune og for det indtryk, potentielt nye medarbejdere får af virksomheden og arbejdspladsen Rødovre Kommune.

En fælles profil indebærer, at der skal være genkendelighed i vores udadrettede kommunikation. Derfor skal vi kommunikere inden for fælles rammer og benytte genkendeligt design og layout på tværs af hele organisationen.